Les fiches de poste dans les collectivités, surtout celles dont les mutations organisationnelles sont prépondérantes, mobilisent temps et énergie pour la DRH qui doit veiller à leurs constantes mises à jour et leurs conformités à l’organigramme.
SYNACOM a développé le logiciel POSTE-IT pour dématérialiser la fiche de poste afin rendre celle-ci accessible à chaque acteur concerné par ce document et faciliter le travail des responsables de service et de la DRH, afin d’obtenir ainsi des gains de productivité importants.
Fonctionnant dans une logique de work-flow, ce logiciel donne à la DRH les moyens de gérer, de visualiser, de contrôler toute opération qui s’inscrit dans la vie de la fiche de poste, de sa création à sa suppression.
Les 5 atouts du logiciel POSTE-IT
Adaptation à l’existant :
La matrice de la fiche de poste est dématérialisée conformément au document fourni par la DRH. Les bases de données des agents et l’organigramme sont intégrés.
Définition du Work-Flow :
La DRH décide de donner (ou pas) la main aux responsables pour qu’ils modifient tout ou partie de la fiche de poste.
Possibilité de faire télécharger les copies des documents signés.
Suivi statistique et archivage :
La DRH dispose d’un module de suivi statistique lui permettant de connaître à tout instant le nombre d’agents ne disposant pas de fiches de poste, de voir les fiches de poste ouvertes en cours de réalisation, de voir celles qui sont signées etc. et peut suivre toute modification réalisée par les responsables sur les fiches de poste.
Toutes les anciennes versions de fiches de poste sont archivées.
Toutes les actions importantes (mise à jour, signatures etc) sont horodatées